Una soluzione di web content management permette ad un insieme di utenti senza alcuna particolare formazione tecnica, di produrre, mantenere e rendere disponibili i contenuti all'interno di un sito o di una intranet in modo semplice e veloce.

Il vantaggio rappresentato dalle soluzioni di WCM è principalmente l’indipendenza dalla presenza di personale tecnico ed il superamento del collo di bottiglia da esso rappresentato nella gestione del flusso della comunicazione, oltre all’ottimizzazione del ciclo di vita dei documenti ed il miglioramento della collaborazione all’interno dell’organizzazione.